Com a nova versão da ISO 9001, a versão 2015, uma das
novidades que temos é a compreensão do contexto da organização, que nos é pedido pelo requisito 4.1 (compreender a organização e o seu contexto).
Mas como
podemos fazer isto?
E mais, quem deverá levar a cabo esta análise?
Há várias metodologias que já estão a ser utilizadas nas
empresas um pouco por todo o mundo. Contudo há algumas que parecem prevalecer.
Vejamos por exemplo as metodologias SWOT, PESTEL, e para fechar, o princípio KISS.
Em Português também por vezes designada
de FOFA (Forças-Oportunidades-Fraquezas-Ameaças).
A análise SWOT é uma ferramenta de gestão utilizada pelas
empresas como forma de diagnóstico e de análise do ambiente. Este tipo de
análise permite:
- Ter uma visão interna e externa do negócio;
- Identificar elementos-chave para a gestão da
empresa, permitindo definir prioridades de atuação;
- Obter um diagnóstico global da empresa, ou seja,
identificar os pontos positivos e pontos críticos ou as falhas mais importantes
e que devem ser controladas;
- Definir estratégias para mitigar os riscos
identificados.
As conclusões de uma análise SWOT devem ser debatidas e
analisadas perante os decisores da organização, de modo a que conduzam à
implementação de medidas concretas, com objetivos, prazos e responsabilidades
claramente definidos. Só assim esta ferramenta será uma mais-valia para a
organização.
Haverá novo post só dedicado à análise SWOT.
Esta metodologia permite uma boa compreensão da
natureza da organização, regra geral, determinando:
- O que a organização faz;
- O seu tamanho e a distribuição;
- A sua gestão e estruturas de comunicação;
- Local onde decorem as atividades;
- Sob que regime de regulamentação opera.
Esta análise permite examinar de forma geral o ambiente
envolvente, o que inclui a compreensão de fatores-chave e tendências da
sociedade envolvente.
Vejamos cada uma das suas vertentes:
- Fatores políticos – Inclui elementos como política
governamental bem como o seu nível de intervenção.
- Fatores económicos – Inclui elementos como taxas de
juro, crescimento económico, inflação, custos de trabalho, taxas de desemprego,
etc.
- Fatores sociais – Inclui tendências demográfica, tal
como a dimensão da população, idades, diversidade sociocultural, níveis de
educação, saúde, etc.
- Fatores tecnológicos – Inclui, por exemplo, impacto
da tecnologia emergente, impacto do aumento da automatização, etc.
- Fatores Ambientais – Inclui por exemplo padrões
climáticos ou desastres ambientais.
- Fatores Legais – Inclui qualquer enquadramento legal
que possa de alguma forma afetar a organização (como por exemplo, saúde e
segurança, descriminação, etc.)
Com esta análise teremos uma boa fotografia do panorama
geral da empresa, considerando fatores internos e externos. Contudo, e como vemos pelos pontos analisados em cada uma, esta é um pouco
diferente da análise SWOT, pelo que uma análise combinada das duas
metodologias, poderá ser uma boa opção para quem quiser ir um pouco mais além no momento de responder ao requisito 4.1 da nova
ISO 9001.
Qualquer uma das metodologias referidas anteriormente deve
ser utilizada, sempre que possível, com recurso simultâneo ao seguinte
princípio: KISS
Há várias definições para este acrónimo, sendo o “Keep it
Simple, Stupid” o mais comum.
Pessoalmente
prefiro o Keep it Short and Simple. Mas no fundo, o
princípio é exatamente o mesmo!
A ideia-chave é que não é
necessário complicar para que funcione! Porque a complexidade desnecessária não
acrescenta valor e logo devera ser evitada.
Simplifiquem o vosso trabalho, simplifiquem a transição. A qualidade não tem que ser complicada. Tem, sim, que funcionar.
