Quantas vezes somos convocados para uma reunião, e no fim:
...não se chega a grandes conclusões...
...não fez tudo o que se devia ter feito...
...não se abordaram todos os temas que se deviam ter abordado...
...quando saímos da sala pensamos que devíamos ter aproveitado para falar sobre...
...concluímos que temos que agendar nova reunião. !!!
Pois é. Nem sempre as reuniões são tão produtivas como gostaríamos que fossem. Quem nunca:
- Chegou atrasado a uma reunião
- Aproveitou para trocar umas ideias sobre o jogo do dia anterior
- Falou sobre o novo colega da área financeira
Já pensou somar estes minutos Não Produtivos?
E agora experimente multiplicar esses minutos pelo número de pessoas que estavam na sala sem produzir.
Por exemplo: 10 minutos de atraso de uma reunião com 6 pessoas, é 1 hora de trabalho deitado ao lixo!
É muito tempo, não é? Demasiado tempo...
Mas se achar que não, tente fazer uma estimativa mensal? Ou anual?
Talvez agora os número já comecem a ganhar outra expressão.
Pois bem! Aqui algumas sugestões!
SEIS REGRAS PARA REUNIÕES EFICAZES
Quando uma reunião termina sem que o seu objetivo esteja
concluído, podemos ficar frustrados. Além disso desperdiçamos tempo e dinheiro.
O planeamento, a adaptação, a monitorização e o
desenvolvimento de reuniões pode gerar verdadeira energia e progressão.
Assim, para que uma reunião seja eficaz devemos:
- Preparar-nos para a reunião.
- Definir o tipo de reunião.
- Reunir dados relevantes.
- Não desviar o assunto para temas não considerados na agenda, nem prolongar desnecessariamente o tempo.
- No final resumir e identificar ações.
- Preparar e enviar a ata.
