Pré-Auditoria ISO 9001:2015

Brevemente será realizada uma pré-auditoria aos requisitos da ISO 9001:2015. Esta auditoria tem como objetivo contribuir para a GAP Analisys, ou seja, identificar as lacunas do atual Sistema de Gestão da Qualidade aos olhos da nova norma. 

Contrariamente ao que tenho vindo a fazer, a lista de verificação desta auditoria não será baseada em processos e procedimentos, ma sim em requisitos. 

Agora o trabalho de casa será será a preparação da lista de verificação. Um documento bem preparado será meio caminho andado para o sucesso desta auditoria. Nada como analisar previamente os requisitos, e saber exatamente o que é expectável encontrar, bem como os desvios possíveis.

Como resultado, desta vez não teremos Não Conformidades ou Oportunidades de Melhoria. 
Vamos ter Constatações. 
E vamos ter um prazo para as tratar. 
Se o prazo não for cumprido, aí sim, a coisa pode começar a complicar. 

O prazo para a transição é apertado, e infelizmente a Qualidade, por muito importante que seja, nem sempre é uma prioridade como nós, auditores, gostaríamos....

Como responder ao Requisito 4.1 – Organização e Contexto?

Com a nova versão da ISO 9001, a versão 2015, uma das novidades que temos é a compreensão do contexto da organização, que nos é pedido pelo requisito 4.1 (compreender a organização e o seu contexto). 

Mas como podemos fazer isto? 

E mais, quem deverá levar a cabo esta análise?

Há várias metodologias que já estão a ser utilizadas nas empresas um pouco por todo o mundo. Contudo há algumas que parecem prevalecer. Vejamos por exemplo as metodologias SWOT, PESTEL, e para fechar, o princípio KISS.

• ANÁLISE SWOT

Em Português também por vezes designada de FOFA (Forças-Oportunidades-Fraquezas-Ameaças).

A análise SWOT é uma ferramenta de gestão utilizada pelas empresas como forma de diagnóstico e de análise do ambiente. Este tipo de análise permite:

• Ter uma visão interna e externa do negócio;
• Identificar elementos-chave para a gestão da empresa, permitindo definir prioridades de atuação;
• Obter um diagnóstico global da empresa, ou seja, identificar os pontos positivos e pontos críticos ou as falhas mais importantes e que devem ser controladas;
• Definir estratégias para mitigar os riscos identificados.

As conclusões de uma análise SWOT devem ser debatidas e analisadas perante os decisores da organização, de modo a que conduzam à implementação de medidas concretas, com objetivos, prazos e responsabilidades claramente definidos. Só assim esta ferramenta será uma mais-valia para a organização.

Haverá novo post só dedicado à análise SWOT.

• ANÁLISE PESTEL

Esta metodologia permite uma boa compreensão da natureza da organização, regra geral, determinando:

• O que a organização faz;
• O seu tamanho e a distribuição;
• A sua gestão e estruturas de comunicação;
• Local onde decorem as atividades;
• Sob que regime de regulamentação opera.

Esta análise permite examinar de forma geral o ambiente envolvente, o que inclui a compreensão de fatores-chave e tendências da sociedade envolvente. 

Vejamos cada uma das suas vertentes: 

• Fatores políticos – Inclui elementos como política governamental bem como o seu nível de intervenção.
• Fatores económicos – Inclui elementos como taxas de juro, crescimento económico, inflação, custos de trabalho, taxas de desemprego, etc.
• Fatores sociais – Inclui tendências demográfica, tal como a dimensão da população, idades, diversidade sociocultural, níveis de educação, saúde, etc.
• Fatores tecnológicos – Inclui, por exemplo, impacto da tecnologia emergente, impacto do aumento da automatização, etc.
• Fatores Ambientais – Inclui por exemplo padrões climáticos ou desastres ambientais.
• Fatores Legais – Inclui qualquer enquadramento legal que possa de alguma forma afetar a organização (como por exemplo, saúde e segurança, descriminação, etc.)

Com esta análise teremos uma boa fotografia do panorama geral da empresa, considerando fatores internos e externos. Contudo, e como vemos pelos pontos analisados em cada uma, esta é um pouco diferente da análise SWOT, pelo que uma análise combinada das duas metodologias, poderá ser uma boa opção para quem quiser ir um pouco mais além no momento de responder ao requisito 4.1 da nova ISO 9001.

• PRINCÍPIO KISS

Qualquer uma das metodologias referidas anteriormente deve ser utilizada, sempre que possível, com recurso simultâneo ao seguinte princípio: KISS

Há várias definições para este acrónimo, sendo o “Keep it Simple, Stupid” o mais comum.

Pessoalmente prefiro o Keep it Short and Simple. Mas no fundo, o princípio é exatamente o mesmo!

A ideia-chave é que não é necessário complicar para que funcione! Porque a complexidade desnecessária não acrescenta valor e logo devera ser evitada.

Simplifiquem o vosso trabalho, simplifiquem a transição. A qualidade não tem que ser complicada. Tem, sim, que funcionar.

ISO 9001 - Última fase da revisão

A ISO 9001 entra na última fase de revisão. Fique a par das novidades no site da ISO.

http://www.iso.org/iso/news.htm?refid=Ref1987

Esta é a última fase antes da publicação oficial que deverá acontecer ainda este ano.

Já começou a preparar-se para as mudanças que aí vêm?

Para mais informação sobre a nova ISO 9001 consulte também estes posts:

NOVOS REQUISITOS PARTE 1

http://gestoraqualidade.blogspot.pt/2015/03/novos-requisitos-da-nova-iso-9001-2015.html?m=1

NOVOS REQUISITOS PARTE 2

http://gestoraqualidade.blogspot.pt/2015/03/novos-requisitos-da-nova-iso-9001-2015_24.html?m=1

NOVOS REQUISITOS PARTE 3

http://gestoraqualidade.blogspot.pt/2015/03/novos-requisitos-da-nova-iso-9001-2015_25.html?m=1

NOVOS REQUISITOS PARTE 4

http://gestoraqualidade.blogspot.pt/2015/03/novos-requisitos-da-nova-iso-9001-2015_26.html?m=1

Regras

Encontrei esta pérola no quarto da criança. Uma grande verdade com várias aplicações!

Trascrevendo:

"Regras"

"1- Não ficar histérico;"

"2- Não me armar em esperto."

Fundamental! Na vida de uma criança e na vida de um gestor de processo...

Haha!

Afinal a Qualidade está em todo o lado e não devemos diferencia-la! ;)

Não Conformidades - Como tratar de vez?

Este é um tema sempre sensível nas organizações. Às  vezes parece que temos o problema resolvido,  mas ficam "pontas soltas" por resolver noutro lado. Isto é  um sinal de que algo não está a ser bem feito.

Será que estamos a fazer uma correta análise das causas?

Muito provavelmente, não...

Ou será o plano de ação que não está a ser corretamente conduzido?

Há uma forte probabilidade!

Pois é.  Para tratar uma não conformidade  (que carinhosamente vamos designar de NC), há várias coisas que precisam ser feitas:

1° e até mesmo antes de registar a NC, corrigir o erro.

Por exemplo: alguém deixou a porta do frigorífico aberta. Assim que você percebe,  vai imediatamente fechar a porta. 

Mas no dia seguinte,  a porta está novamente aberta....

Então vamos registar a NC.

Muito bem,  agora é o momento de analisar o que motivou esta situação utilizando, por exemplo,  a TÉCNICA DOS 5 PORQUÊS!

Esta técnica consiste em fazer até fazer cinco vezes a pergunta "Porquê?". Respondendo a cada pergunta de forma assertiva e voltando a colocar novamente a pergunta,  conseguimos facilmente identificar a causa raiz do problema.

Esta técnica pode ser utilizada individualmente ou em grupo.

Vamos continuar no nosso exemplo:

- Porquê que a porta ficou aberta?

Porque quem saiu não sabia que a deveria ter fechado.

- Porquê que não sabia que devia fechar a porta?

Porque não havia nenhuma indicação.

A ISO 9001 indica que as instruções e procedimentos devem estar acessíveis para as funções relevantes.

A instrução até pode existir,  mas se não estiver colocada em local visível de quem sai do frigorífico,  dificilmente será seguida!

Neste caso a causa raiz da não conformidade seria a ausência de instrução em local acessível.

O PLANO DE AÇÃO  deverá ser direccionado à origem do problema.  Provavelmente passaria por afixar a instrução em local visível.

Depois de concluído o plano de ação, é  necessário validar a eficácia,  isto é,  verificar se a NC se volta a repetir!

Caso ela não se repita,  então a nossa ação foi eficaz e podemos dar a NC como encerrada!

Nesta altura é importante perceber se há a necessidade de divulgar ou padronizar a informação. Partilhar com outras equipas ou verificar se há outras situações semelhantes que poderão ser melhoradas. 

Tenha sempre este ciclo em mente e verá que as não conformidades serão mais fáceis de tratar! 

Imagem de www.qualiex.com.br.