Como responder ao Requisito 4.1 – Organização e Contexto?

Com a nova versão da ISO 9001, a versão 2015, uma das novidades que temos é a compreensão do contexto da organização, que nos é pedido pelo requisito 4.1 (compreender a organização e o seu contexto). 

Mas como podemos fazer isto? 

E mais, quem deverá levar a cabo esta análise?

Há várias metodologias que já estão a ser utilizadas nas empresas um pouco por todo o mundo. Contudo há algumas que parecem prevalecer. Vejamos por exemplo as metodologias SWOT, PESTEL, e para fechar, o princípio KISS.

• ANÁLISE SWOT

Em Português também por vezes designada de FOFA (Forças-Oportunidades-Fraquezas-Ameaças).

A análise SWOT é uma ferramenta de gestão utilizada pelas empresas como forma de diagnóstico e de análise do ambiente. Este tipo de análise permite:

• Ter uma visão interna e externa do negócio;
• Identificar elementos-chave para a gestão da empresa, permitindo definir prioridades de atuação;
• Obter um diagnóstico global da empresa, ou seja, identificar os pontos positivos e pontos críticos ou as falhas mais importantes e que devem ser controladas;
• Definir estratégias para mitigar os riscos identificados.

As conclusões de uma análise SWOT devem ser debatidas e analisadas perante os decisores da organização, de modo a que conduzam à implementação de medidas concretas, com objetivos, prazos e responsabilidades claramente definidos. Só assim esta ferramenta será uma mais-valia para a organização.

Haverá novo post só dedicado à análise SWOT.

• ANÁLISE PESTEL

Esta metodologia permite uma boa compreensão da natureza da organização, regra geral, determinando:

• O que a organização faz;
• O seu tamanho e a distribuição;
• A sua gestão e estruturas de comunicação;
• Local onde decorem as atividades;
• Sob que regime de regulamentação opera.

Esta análise permite examinar de forma geral o ambiente envolvente, o que inclui a compreensão de fatores-chave e tendências da sociedade envolvente. 

Vejamos cada uma das suas vertentes: 

• Fatores políticos – Inclui elementos como política governamental bem como o seu nível de intervenção.
• Fatores económicos – Inclui elementos como taxas de juro, crescimento económico, inflação, custos de trabalho, taxas de desemprego, etc.
• Fatores sociais – Inclui tendências demográfica, tal como a dimensão da população, idades, diversidade sociocultural, níveis de educação, saúde, etc.
• Fatores tecnológicos – Inclui, por exemplo, impacto da tecnologia emergente, impacto do aumento da automatização, etc.
• Fatores Ambientais – Inclui por exemplo padrões climáticos ou desastres ambientais.
• Fatores Legais – Inclui qualquer enquadramento legal que possa de alguma forma afetar a organização (como por exemplo, saúde e segurança, descriminação, etc.)

Com esta análise teremos uma boa fotografia do panorama geral da empresa, considerando fatores internos e externos. Contudo, e como vemos pelos pontos analisados em cada uma, esta é um pouco diferente da análise SWOT, pelo que uma análise combinada das duas metodologias, poderá ser uma boa opção para quem quiser ir um pouco mais além no momento de responder ao requisito 4.1 da nova ISO 9001.

• PRINCÍPIO KISS

Qualquer uma das metodologias referidas anteriormente deve ser utilizada, sempre que possível, com recurso simultâneo ao seguinte princípio: KISS

Há várias definições para este acrónimo, sendo o “Keep it Simple, Stupid” o mais comum.

Pessoalmente prefiro o Keep it Short and Simple. Mas no fundo, o princípio é exatamente o mesmo!

A ideia-chave é que não é necessário complicar para que funcione! Porque a complexidade desnecessária não acrescenta valor e logo devera ser evitada.

Simplifiquem o vosso trabalho, simplifiquem a transição. A qualidade não tem que ser complicada. Tem, sim, que funcionar.