TO DO LIST como planeamento

A vida de um Gestor da Qualidade é uma vida cheia de tarefas distintas, prazos para cumprir, prazos para correr atrás, pessoas para relançar para que também cumpram os seus prazos… prazos, prazos e mais prazos!

Então… é requisito um gestor da qualidade ser uma pessoa extremamente organizada e metódica?

Não.

É necessário ser um expert em gestão de tempo?

Também não!

Mas possivelmente é preciso ter alguma organização no seu dia-a-dia e gerir o tempo que dedica a cada tarefa para que no fim do dia não faltem horas de trabalho. É uma questão de treino e bom senso. Qualquer pessoa é capaz. Basta planear. E claro, seguir o planeamento.

Mas como fazer um planeamento simples, mas eficaz?

Primeiro precisa saber quais são os seus principais objetivos. 

E depois:

• Elabore uma lista das tarefas a realizar;
• Defina o grau de importância da tarefa, como por exemplo, em que medida a realização da tarefa contribui para o cumprimento do seu objetivo;
• Defina o grau de urgência da tarefa, isto é, até quando deverá a tarefa ficar concluída;
• Estime o tempo de duração de cada tarefa.

Com base nesta informação estará em condições de elaborar um TO DO LIST, ou seja uma lista com as suas tarefas para o dia.

Mas pode também ir um pouco mais além, sem complicar muito. Opte por fazer a sua TO DO LIST numa agenda.

Se sabe que não conseguirá realizar determinada tarefa hoje, e se esta puder ser realizada amanhã, então coloque-a já na TO DO LIST de amanhã. Se tem um prazo para cumpri daqui a um mês, escreva já na TO DO LIST desse dia.

A TO DO LIST é uma parte fundamental para um bom planeamento.

Esta é a minha TO DO LIST para hoje. Todos os dias faço uma. É a minha melhor ferramenta de organização. 

Diariamente, ao fim do dia, analiso o que foi feito, o que ficou por fazer, e preparo a TO DO LIST do dia seguinte. De manhã a primeira coisa que faço é consultá-la. 

Dispenso 5 minutos por dia com esta rotina.

Quanto tempo perdemos à conversa com um colega, ou a ver aquele email tão engraçado que nos enviaram?

Normalmente escrevo as tarefas já por ordem de prioridade, ou assinalo as que não podem ser adiadas. 

Sempre que possível começo pelas tarefas que me irão consumir menos tempo, e vou logo fazendo check à medida que as tarefas vão sendo concluídas.

Idealmente todas as tarefas do dia devem ser terminadas. Se tal não acontecer, então reveja os seus critérios de planeamento. 

Seja realista, e seja crítico, em relação ao seu trabalho. 

E tenha atenção aos ladrões de tempo!

A internet, e-mail ou as mensagens instantâneas são terríveis ladrões de tempo. 

Não se deixe levar e foque-se no seu objetivo. Verá a sua produtividade aumentar e talvez ainda sobre tempo no fim do dia!

“Lembrem-se que o tempo é dinheiro.” 

(Benjamin Franklin, 1748).