TO DO LIST como planeamento

A vida de um Gestor da Qualidade é uma vida cheia de tarefas distintas, prazos para cumprir, prazos para correr atrás, pessoas para relançar para que também cumpram os seus prazos… prazos, prazos e mais prazos!

Então… é requisito um gestor da qualidade ser uma pessoa extremamente organizada e metódica?

Não.

É necessário ser um expert em gestão de tempo?

Também não!

Mas possivelmente é preciso ter alguma organização no seu dia-a-dia e gerir o tempo que dedica a cada tarefa para que no fim do dia não faltem horas de trabalho. É uma questão de treino e bom senso. Qualquer pessoa é capaz. Basta planear. E claro, seguir o planeamento.

Mas como fazer um planeamento simples, mas eficaz?

Primeiro precisa saber quais são os seus principais objetivos. 

E depois:

• Elabore uma lista das tarefas a realizar;
• Defina o grau de importância da tarefa, como por exemplo, em que medida a realização da tarefa contribui para o cumprimento do seu objetivo;
• Defina o grau de urgência da tarefa, isto é, até quando deverá a tarefa ficar concluída;
• Estime o tempo de duração de cada tarefa.

Com base nesta informação estará em condições de elaborar um TO DO LIST, ou seja uma lista com as suas tarefas para o dia.

Mas pode também ir um pouco mais além, sem complicar muito. Opte por fazer a sua TO DO LIST numa agenda.

Se sabe que não conseguirá realizar determinada tarefa hoje, e se esta puder ser realizada amanhã, então coloque-a já na TO DO LIST de amanhã. Se tem um prazo para cumpri daqui a um mês, escreva já na TO DO LIST desse dia.

A TO DO LIST é uma parte fundamental para um bom planeamento.

Esta é a minha TO DO LIST para hoje. Todos os dias faço uma. É a minha melhor ferramenta de organização. 

Diariamente, ao fim do dia, analiso o que foi feito, o que ficou por fazer, e preparo a TO DO LIST do dia seguinte. De manhã a primeira coisa que faço é consultá-la. 

Dispenso 5 minutos por dia com esta rotina.

Quanto tempo perdemos à conversa com um colega, ou a ver aquele email tão engraçado que nos enviaram?

Normalmente escrevo as tarefas já por ordem de prioridade, ou assinalo as que não podem ser adiadas. 

Sempre que possível começo pelas tarefas que me irão consumir menos tempo, e vou logo fazendo check à medida que as tarefas vão sendo concluídas.

Idealmente todas as tarefas do dia devem ser terminadas. Se tal não acontecer, então reveja os seus critérios de planeamento. 

Seja realista, e seja crítico, em relação ao seu trabalho. 

E tenha atenção aos ladrões de tempo!

A internet, e-mail ou as mensagens instantâneas são terríveis ladrões de tempo. 

Não se deixe levar e foque-se no seu objetivo. Verá a sua produtividade aumentar e talvez ainda sobre tempo no fim do dia!

“Lembrem-se que o tempo é dinheiro.” 

(Benjamin Franklin, 1748).

Lista de Verificação por Requisitos (ISO 9001:2015)

Há várias formas de criar uma lista de verificação. E esta é normalmente muito pessoal de cada auditor e de cada auditoria.

Pessoalmente, e como auditora interna numa organização, opto por uma lista de verificação por processos / procedimentos. É uma análise mais detalhada e que, na minha opinião faz sentido apenas quando utilizada por alguém que já conhece bem a organização e o seu funcionamento. 

Contudo (é importante ressalvar) que para garantir que todos os requisitos são auditados pelo menos uma vez por ano (e por outras razões, como por exemplo a independência das atividades a auditar), pelo menos uma vez por ano recorremos ao serviço de um auditor independente.

Mas neste caso é diferente. 

Estamos a planear a transição para a nova versão da ISO 9001, a versão de 2015. 

E o objetivo principal é assegurar que cumprimos com todos os requisitos da norma e teremos uma transição sem sobressaltos. Por este motivo desta vez a opção recaiu numa lista de verificação por requisitos.

Para cada requisito (sendo que por vezes os agrupei por temas), coloquei algumas questões. - Aquelas que não poderei deixar de verificar - Coloquei também algumas das não conformidades mais frequentes no requisito em questão. Desta forma consigo minimizar a possibilidade de me esquecer de alguma coisa importante.

Este é um método muito pessoal, e que naturalmente nem todos os auditores concordarão. Confesso que, sendo esta a minha primeira transição, também estou ansiosa para ver como corre, e principalmente, ansiosa por ver o resultado final: certificação ou um monte de não conformidades!

Esta lista de verificação ficou um pouco extensa: 27 páginas. Com tanta página, a probabilidade de me perder lá pelo meio é grande! 

Por isso já identifiquei, para cada requisito, qual o processo onde o irei auditar. E para facilitar a navegação na lista, vou utilizar o portátil ou o Ipad e recorrer à pesquisa pelo nome do processo em função da necessidade!

A ideia parece-me boa... agora vamos ver se funciona!

Bom trabalho!

SWOT – Uma ferramenta de análise de contexto (Req. 4.1)

Tal como referido neste post, vamos agora aprofundar um pouco mais a análise SWOT. Recordo que este é o resultado da minha pesquisa no âmbito da transição da ISO 9001 para a versão 2015, mas que partilho com todo o prazer na esperança de que possa ser útil a mais alguém!

O que é a matriz SWOT?

A matriz SWOT é uma ferramenta de gestão, de fácil aplicação devido à sua simplicidade, amplamente utilizada nas empresas para a definição da estratégia. SWOT significa Forças (S - Strengths), Fraquezas (W - Weaknesses), Oportunidades (O - Opportunities) e Ameaças (T - Threats).

A análise SWOT permite distinguir o ambiente interno - (fatores e realidades internas - forças e fraquezas) e o ambiente externo (fatores e aspetos futuros - oportunidades e ameaças) da organização.

A identificação do ambiente interno e externo é de extrema importância para estabelecimento de estratégias e definição de prioridades, bem como para decidir qual a direção a tomar de forma a atingir o objetivo, tendo sempre sob um olhar crítico, as ameaças.

A empresa dever averiguar quais são as suas SWOT, e como geri-las de forma a maximizar os seus resultados?

As forças e as fraquezas são uma representação do momento presente. 

Por outro lado...

as oportunidades e as ameaças representam o que a organização espera do futuro. 

Deste modo, a análise SWOT deve relacionar as forças com as oportunidades e as fraquezas com as ameaças.

Por exemplo, se a empresa identificou como uma das suas forças a sua capacidade de captar novos clientes no mercado e se vê uma oportunidade de crescimento económico elevado no seu mercado, poderá estar perante uma estratégia de crescimento de elevado potencial.

Mas... se a empresa reconhece uma fraqueza por não dispor ainda de uma determinada tecnologia que o mercado e os concorrentes estão rapidamente a adotar (o que seria uma ameaça), deverá procurar uma solução para minimize ou elimine os seus efeitos.

Como implementar?

1º: Análise Externa

Comece por pensar nos fatores externos que influenciam a organização. A análise externa corresponde às principais perspetivas de evolução do mercado em que a empresa atua. São fatores provenientes do Mercado e do Meio Envolvente – decisões e circunstâncias fora do controlo direto da empresa, das quais se deve tirar partido, ou proteger, quando necessário.

Opportunities

Aspetos positivos da envolvente, com impacto significativo no negócio da empresa.

Exemplo:

• Onde estão as boas oportunidades de negócio?
• Existem condições vantajosas de trabalho?
• Existe um espaço disponível no mercado para mais uma empresa?
• Quais são as tendências mais interessantes?
• O Consumidor necessita de um produto como o seu?

Threats

Aspetos negativos da envolvente, com impacto significativo no negócio da empresa.

Exemplo: 

• Quais são os obstáculos a vencer?
• O que está a fazer a sua concorrência?
• O músculo financeiro é suficiente?
• A fidelização dos clientes é muito forte?
• Pode alguma das suas fraquezas ameaçar seriamente o negócio?
• Existe estabilidade política e económica para investir?

Este levantamento pode ser feito através de um brainstorming com os responsáveis da organização. O resultado desta análise deve conter informação relativa a:

Meio Envolvente: Económica; Demográfica; Tecnológica; Político-legal; Sociocultural;

Mercado: Características Genéricas, tais como a dimensão total, os circuitos de distribuição existentes, etc., e Decomposição do Mercado em Segmentos, onde pode por vezes detetar novos segmentos de mercado que podem constituir uma boa oportunidade para a sua empresa;

Concorrência: Características Genéricas da Estrutura Concorrencial e Identificação das Forças e Fraquezas dos principais concorrentes;

Clientes/Consumidores: Caracterização com o maior grau de profundidade cada segmento de mercado como: características, hábitos de compra, atributos mais valorizados no ato da compra, etc.

Por fim, identifique os principais fatores dentro de cada tema, e ordene-os principais por importância.

2º: Análise Interna

Reúna os fatores internos com importância para o negócio, ou seja, os aspetos que diferenciam a empresa ou o(s) produto(s) dos seus concorrentes.

Strenghts

Vantagens internas da empresa ou produto(s) em relação aos seus principais concorrentes. 

Exemplo: 

• Quais as vantagens da sua empresa? E do seu produto?
• O que faz melhor do que os outros?
• Quais são os seus principais fatores de diferenciação?
• Quais são os seus recursos únicos para conseguir preços mais competitivos?
• O que pensa o seu mercado e a sua concorrência serem os seus pontos fortes?
• Qual a capacidade de reação da sua força de vendas?

Weaknesses

Desvantagens internas da empresa ou produto(s) em relação aos seus principais concorrentes.

Exemplo: 

• O que pode ser aperfeiçoado?
• O que pode ser anulado?
• O que pensa o seu mercado e a sua concorrência serem as suas fraquezas?
• Possui meios suficientes para as tarefas que pretende atingir?

No final da análise SWOT defina as relações existentes entre os pontos fortes e fracos com as tendências mais importantes que se verificam na envolvente da empresa, seja ao nível do mercado global, do mercado específico, da conjuntura tecnológica, social e demográfica, da conjuntura económica e das imposições legais.

À semelhança do que foi feito na análise externa, identifique os principais fatores dentro de cada tema, e ordene-os principais por importância.

Após listados os principais fatores (internos) que podem influenciar o seu negócio, classifique-os como pontos fracos (desvantagens internas da empresa ou produto em relação aos seus principais concorrentes) e pontos fortes (vantagens internas da empresa ou produto em relação aos seus principais concorrentes).

3º: Construção da análise SWOT e faça a sua análise

Identificação e análise dos principais Pontos Fortes, Pontos Fracos, Oportunidades e Ameaças, separadamente.

 

Nesta fase deverá identificar o impacto que estes fatores têm no negócio. Comece assim por identificar qual o grau de impacto que cada fator tem sobre a sua empresa ou produto (classifique utilizando uma escala: elevado impacto, médio impacto, reduzido impacto).

De seguida identifique a tendência futura que estes fatores têm no seu negócio. Um fator que hoje tem um determinado nível de impacto no seu negócio pode no futuro, previsivelmente, vir a aumentar ou diminuir o seu impacto no curto/médio prazo. Depois de classificado o impacto atual de cada fator, procure identificar determinantes que podem alterar o grau de impacto desse fator (tendência a aumentar, tendência a manter, tendência a diminuir).

 

Resuma a informação trabalhada nas etapas anteriores num mapa único, à semelhança de apresentado.

  

Pontos Fortes (S)	Impacto no Negócio			Tendência
	Elevado	Médio	Fraco	Melhorar	Manter	Piorar

Pontos Fracos (W)	Impacto no Negócio			Tendência
	Elevado	Médio	Fraco	Melhorar	Manter	Piorar

Oportuni- dades (O)	Impacto no Negócio			Tendência
	Elevado	Médio	Fraco	Melhorar	Manter	Piorar

Ameaças (T)	Impacto no Negócio			Tendência
	Elevado	Médio	Fraco	Melhorar	Manter	Piorar

As conclusões retiradas de uma análise SWOT devem debatidas e analisadas pela gestão de topo, de modo a que sejam definidas as ações necessárias, definindo objetivos, prazos e responsabilidades.

Todas as evidências desta análise deverão ser mantidas para evidência do trabalho que foi desenvolvido.

Pré-Auditoria ISO 9001:2015

Brevemente será realizada uma pré-auditoria aos requisitos da ISO 9001:2015. Esta auditoria tem como objetivo contribuir para a GAP Analisys, ou seja, identificar as lacunas do atual Sistema de Gestão da Qualidade aos olhos da nova norma. 

Contrariamente ao que tenho vindo a fazer, a lista de verificação desta auditoria não será baseada em processos e procedimentos, ma sim em requisitos. 

Agora o trabalho de casa será será a preparação da lista de verificação. Um documento bem preparado será meio caminho andado para o sucesso desta auditoria. Nada como analisar previamente os requisitos, e saber exatamente o que é expectável encontrar, bem como os desvios possíveis.

Como resultado, desta vez não teremos Não Conformidades ou Oportunidades de Melhoria. 
Vamos ter Constatações. 
E vamos ter um prazo para as tratar. 
Se o prazo não for cumprido, aí sim, a coisa pode começar a complicar. 

O prazo para a transição é apertado, e infelizmente a Qualidade, por muito importante que seja, nem sempre é uma prioridade como nós, auditores, gostaríamos....