Para alguns esta já é uma rotina habitual, para outros nem por isso. O stress é tanto que não dormimos bem nas noites anteriores à chegada dos auditores. A verdade é que se alguma coisa corre mal, parece que a responsabilidade é sempre do Gesto da Qualidade. Se durante todo o ano ninguém quer saber do "chato" da qualidade, em véspera de auditoria viramos SEMI-DEUSES!!!
1º - Organização
Para mim, o principal fator para que tudo corra bem, é ter tudo atualizado e organizado. O auditor tem que ver registos, exemplos, casos práticos... Não é (de todo!) boa política guardar registos no email, por ex. A ISO 9001 até nos diz que os registo deve estar prontamente identificáveis. Por isso não é aceitável demorar 1h à procura de um documento solicitado pelo auditor. Por isso, o primeiro passo é: ARRUMAR A CASA!!
2º - Comunicação
Todos nós sabemos como a "Rádio Alcatifa" funciona bem, principalmente quando não deve! Mas quando as pessoas não sabem exatamente o que vai acontecer, ficam ansiosas e tendem a falar com os colegas sobre o assunto. Acontece que há sempre uns espertalhões, que apesar de saberem tanto como os primeiros, gostam de apimentar a coisa e começar a dar largar à imaginação. Por isso minimizem o risco de criatividade por parte dos colaboradores, por falta de informação. Por vezes um comunicado é suficiente. E não é preciso dizer muito. Façam por exemplo umas FAQ'S. Escrevam as perguntas mais frequentes e coloquem as respostas que vocês gostariam de transmitir a cada um. Aquilo que gostariam que ele soubesse quando estiver com o auditor. O tempo é curto, e parece que nunca chega para ler aquele procedimento transversal, ou dar uma olhadela na Política da Qualidade. Por isso diga-lhe exatamente aquilo que cada um deve mesmo que conhecer!
3º - Reunião Preparação Auditoria
Se sentir necessidade, faça um briefing com os colaboradores mais envolvidos com o Sistema de Gestão da Qualidade, por exemplo, a gestão de topo e os gestores de processo. Partilhe as questões que habitualmente os auditores colocam, e o que eles habitualmente procuram saber. Ajude-os a preparar-se para que tudo corra bem no grande dia.
4º Responda Objetivamente
O auditor quando entra na empresa já sabe exatamente aquilo que quer ver. Já tem a maior parte das questões preparadas em função do tempo que dispõe. Por isso responda apenas à questão que o auditor lhe coloca. Nem mais nem menos. Mas mostre-se disponível para responder a outras questões e mostrar evidências. Esta postura demonstra transparência. Os auditores por vezes parecem ter uma visão RX, e quanto mais tentamos evitar determinada informação, mais eles se vão aperceber e vão querer perceber porquê......
5º Dê Feedback
Quando tudo terminar, não se esqueça de agradecer a colaboração de todos , aproveitando para lhe dizer como correu!
E já agora aproveite para registar as "learned lessons". Registe aquilo que correu bem e o que correu menos bem. No momento de preparação para a próxima auditoria essa informação será extremamente valiosa!!
Et voilá! Boas auditorias!!
