A gestão documental e de registos é para mim um dos requisitos mais difíceis de cumprir em gestão da qualidade.
Talvez esta seja até uma questão cultural e de método de trabalho, ou talvez seja uma questão de sensibilização para a ISO 9001. Ou serão as duas?
O que é certo é que há empresas onde o hábito de documentar e registar o que se faz está mais no "sangue" do que em outras. E quando não está, nem sempre é fácil criar esta rotina. Pelo menos de forma duradoura!
Há quem diga que Qualidade é fazer as coisas bem feitas mesmo que ninguém esteja a ver.
E é isso mesmo!
Mas o que me apercebo em 99% das vezes é que isso só acontece por dois motivos:
- Porque posso ser punido se não fizer (reforço negativo);
- Porque vou ganhar alguma coisa com isso (reforço positivo).
Ou seja, raras vezes a motivação é intrínseca. E este é o principal problema! É por este motivo que deixamos de o fazer à primeira oportunidade, ou a partir do momento em que nos apercebemos que os reforços (positivos e negativos) desapareceram.
Gerir qualidade é gerir cultura organizacional. Para que o Sistema de Gestão da Qualidade entre no ADN da empresa, é preciso tempo, muito trabalho e persistência.
Por isso, habituar as pessoas a gerir e controlar documentos e registos é algo que deve ser feito todos os dias.
Falado todos os dias.
Referida a importância todos os dias.
Reforçado todos os dias.
E isto compete não só ao gestor da qualidade, mas acima de tudo à gestão de topo através de uma liderança forte.
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