Reuniões Produtivas

Quantas vezes somos convocados para uma reunião, e no fim:

...não se chega a grandes conclusões...

...não fez tudo o que se devia ter feito...

...não se abordaram todos os temas que se deviam ter abordado...

...quando saímos da sala pensamos que devíamos ter aproveitado para falar sobre...

...concluímos que temos que agendar nova reunião. !!!

Pois é. Nem sempre as reuniões são tão produtivas como gostaríamos que fossem. Quem nunca:

• Chegou atrasado a uma reunião
• Aproveitou para trocar umas ideias sobre o jogo do dia anterior
• Falou sobre o novo colega da área financeira

Já pensou somar estes minutos Não Produtivos?

E agora experimente multiplicar esses minutos pelo número de pessoas que estavam na sala sem produzir.

Por exemplo: 10 minutos de atraso de uma reunião com 6 pessoas, é 1 hora de trabalho deitado ao lixo!

É muito tempo, não é? Demasiado tempo... 

Mas se achar que não, tente fazer uma estimativa mensal? Ou anual?

Talvez agora os número já comecem a ganhar outra expressão.

Pois bem! Aqui algumas sugestões!

 SEIS REGRAS PARA REUNIÕES EFICAZES

Quando uma reunião termina sem que o seu objetivo esteja concluído, podemos ficar frustrados. Além disso desperdiçamos tempo e dinheiro. 

O planeamento, a adaptação, a monitorização e o desenvolvimento de reuniões pode gerar verdadeira energia e progressão.

Assim, para que uma reunião seja eficaz devemos:

1. Preparar-nos para a reunião.
2. Definir o tipo de reunião.
3. Reunir dados relevantes.
4. Não desviar o assunto para temas não considerados na agenda, nem prolongar desnecessariamente o tempo.
5. No final resumir e identificar ações.
6. Preparar e enviar a ata.

Aproveite e leia também este artigo, "A tempo e horas". 

E Bom Trabalho!

É isto...

Mesmo quando as coisas não correm nada como nós queremos, quando todos os prazos derrapam, quando, apesar da Qualidade ser uma prioridade,  todos têm coisas prioritárias para tratar,  e mesmo quando adivinhamos culpas a cair nas nossas costas.... mesmo assim,  ou melhor,  especialmente assim,  NUNCA DEVEMOS DESISTIR. 

Sigamos os nossos objectivos, respeitemos as nossas vontades e os compromissos que estabelecemos com terceiros. Porque quando estamos comprometidos e envolvidos com aquilo que fazemos,  tudo vai dar certo.  É preciso acreditar,  é preciso não desistir,  é  preciso envolver os outros,  inspirar os outros,  fazê-los acreditar também. 

Não sei se é só comigo (mas desconfio que não), muito gestor da qualidade se revê nestas palavras. Há dias melhores,  há dias piores.  Dias de correr atrás, dias de stress e angústia,  mas depois há também os dias de colher o que foi semeado. E esses dias valem por todos os outros. 

Há dias assim.  Hoje foi um deles. 

Never give up!

Semear hoje para colher amanhã. Faz parte do processo. 

Amanhã será um novo dia. 

Não Conformidades - O que mudou?

Com a publicação da nova versão da norma houve algumas alterações ao nível do requisito das Não Conformidades. Contudo parece-me que a interpretação destas alterações não é ainda de todo consensual. 

Então, o que muda?

Segundo a ISO 9001:2008, o tratamento de uma Não Conformidade é, em linhas gerais, o seguinte:

Contudo, com a revisão da norma temos algumas alterações: 

* este passo evidencia a o reconhecimento de que nem todas as falhas podem apresentar o mesmo nível de risco

Ora bem, de acordo com a minha interpretação a grande diferença está relacionada com o pensamento baseado em risco. Ou seja, ao analisar a NC não podemos deixar de pensar de que forma uma falha poderá afetar o Riscos ou as Oportunidades, bem como o próprio sistema e respetivo planeamento. Mas até aqui parece-me consensual.

** Contudo parece-me que no ponto da Definição de Ações Corretivas, já não é a mesma coisa... 

Durante muitos anos a Não Conformidade foi tratada com o desenvolvimento de Ações Corretivas (podendo a correção ser ou não aplicável). Mas o que é agora dito, de forma clara (na minha opinião ☺), é que a ação corretiva é definida e implementada, sempre que necessário. Ou seja, pode não ser necessário implementar uma Ação Corretiva.

Se não, vejamos o requisito:

"10.2.1 

(...)

b) avaliar a necessidade de ações para eliminar as causas da não conformidade, de modo a evitar a sua repetição ou ocorrência em qualquer lugar (...)"

Na minha opinião parece-me que esta alteração vai no sentido de reforçar o registo de todas as falhas identificadas, sejam elas pontuais ou não. Em situações em que, após análise, se verifique não ser passível de repetição ou re-ocorrência, poderá eventualmente ser dispensável a definição de uma Ação Corretiva (e consequente avaliação da eficácia).

Não sei se esta é a melhor interpretação, ou sequer a mais correta. Mas é ainda assim uma opinião válida, desde que bem fundamentada! 

Até breve!

Gestão de Riscos - Animação :)

A Gestão de Riscos é um tema que atormenta atualmente muito Gestor da Qualidade. 

Há várias metodologias já testadas para gestão de riscos, uma mais complexas, outras mais simples, mas que respondem da mesma forma ao requisito 6.1 da ISO 9001:2015. 

Fundamentalmente teremos que identificar o contexto da empresa, e identificar os riscos que poderão afetar o seu negócio, ou a forma como presta o serviço. 

Para quê? 

Para os minimizar, eliminar, mitigar, ou simplesmente optar conscientemente por viver com eles. Mas claro que esta decisão terá que ter em conta o nível de risco. 

Por exemplo, valerá a pena correr um risco para conseguir um novo negócio? Se o risco tem um nível baixo, certamente que sim. Mas se ele compromete a continuidade da sua empresa, talvez não justifique correr o risco para conseguir um novo negócio....

Basicamente é isto que a ISO 9001:2015 nos diz. Pense no risco. Saiba que riscos afetam o seu negócio e considere-os quando planear o seu sistema!

E o rato? 

O rato arriscou! Afinal era cá um pedaço de queijo! .... :)

Veja o vídeo aqui!

A Importância da Comunicação # 3

A comunicação é importante na nossa vida pessoal, em qualquer função, e em qualquer empresa. Só quando comunicamos de forma adequada é que diminuímos a probabilidade de interferências na nossa mensagem, proporcionando o sucesso da sua receção e interpretação.

Este foi um tema já abordado aqui no blog anteriormente, e hoje voltamos ao tema com mais umas dicas!

Mas antes de avançar, leia os posts anteriores sobre comunicação.

A importância da comunicação 1: aqui

A importância da comunicação 2: aqui

Avaliação das respostas às mensagens

Então como podemos identificar o nível de recetividade dos outros às mensagens?

As pessoas recetivas mostram-se relaxadas. As suas mãos estão abertas, com as palmas visíveis, como a indicar que estão disponíveis para conversar. Têm tendência em inclinarem-se para a frente (mesmo estando sentados ou de pé).

As pessoas que não estiverem recetivas, frequentemente encostam-se na cadeira ou podem cruzar os braços à sua frente como a criar uma barreira entre si próprio e o orador.

Verifique agora alguns dos indicadores, positivos e negativos, associados a determinados tipos de linguagem corporal:

Veja também alguns sinais de aceitação ou aborrecimento:

Quando o nosso interlocutor, ou público, começa a mostrar sinais de aborrecimento, ou se apresentar sinais de resistência, podemos ser tentados a avançar mais rápido ou a falar mais alto do que o normal. Contudo, a melhor maneira de lidar com esta situação é partilhar que a falta de atenção deles foi notada e tentar perceber o motivo de tal reação. Na sequência desta intervenção, e em função do feedback obtido, poderá fazer sentido fazer uma pausa, pedir uma intervenção mais ativa do público, alterar o tom de voz, etc. 

Ou seja, é fundamental estar atento ao feedback da comunicação, pois só assim poderemos ir ajustando a forma como estamos a comunicar, adaptando-a ao nosso interlocutor, e assim contribuir para a eficácia e sucesso da mensagem!

E a sua empresa, já transitou para a nova ISO?

O processo de transição para a ISO 9001:2015 tinha um prazo de 3 anos, prazo esse que se encontra ainda em curso, e que termina em setembro de 2018.

Ao que parece, segundo informação transmitida pela SGS no mês passado, no Seminário "Ilustrar a transição para a ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015”, apenas 30% das empresas (aproximadamente) concluíram a sua transição.

Do que tenho sob a minha responsabilidade, devo dizer que me incluo nos 70% que ainda não transitaram... 

Mas como estarão as coisas a correr nas empresas?

A ISO 9001:2015 foi publicada em setembro de 2015, e aqui a transição iniciou-se apenas em agosto de 2016. Foi realizada uma pré-auditoria à ISO 9001:2015 para identificação das necessidades de planos de ação (Gap Analysis) e, em consequência das constatações identificadas, foi preparado um cronograma de ações. 

Atenção que há requisitos que só podem ser desenvolvidos quando outros estiverem concluídos! Por exemplo, não será possível concluir o desenvolvimento do requisito "4.4 Sistema de gestão da qualidade e respetivos processos", sem antes concluir a análise do "6.1 Ações para tratar riscos e oportunidades", uma vez que os próprios riscos e oportunidades devem ser considerados no planeamento dos próprios processos. Por isso recomendo muita atenção, e leitura atenta da norma no momento do planeamento.

Neste momento estamos quase a concluir os planos de ação, estando a transição planeada para uns bons meses antes de setembro de 2018 (não vá o diabo tecê-las, e alguma coisa não correr bem...)

De facto 70% sem transição nesta altura do campeonato, pareceu-me muito! Mas ainda temos um pouco mais de um ano pela frente!

Boas transições! 

Formação grátis em Gestão de Projetos

Nos dias de hoje cada vez mais as empresas procuram profissionais com competências de gestão de projetos. Mesmo sem nos darmos conta estas competências são necessárias nas mais variadas áreas de atuação, seja no desenvolvimento de um novo produto na sua organização, no planeamento de uma viagem, no desenvolvimento de uma campanha de incentivo à produção, ou até mesmo na remodelação da sua cozinha.

Pessoalmente já fiz uma formação em gestão de projetos, mas sinceramente não me pareceu ter sido a melhor opção. Foram dois dias, 16h, dentro duma sala a absorver demasiada informação e com uma componente prática muito, muito reduzida. Fiquei com vontade de fazer mais formação, mas nem sempre é fácil. Seja por questões de tempo ou financeiras, tem sido um objetivo constantemente adiado.

Recentemente descobri este site que me pareceu muito interessante!

http://computerworld.com.br/cursos-gratuitos-de-gerenciamento-de-projetos-que-o-profissinal-de-ti-nao-pode-perder

Há cursos gratuitos, vários mesmo que vale mesmo a pena aproveitar para desenvolver as nossas competências, tornando-nos assim mais produtivos, ou se for o caso, tornando-nos mais competitivos no mercado de trabalho.

Espero que seja útil!

E boas formações!