A gestão documental e de registos é para mim um dos requisitos mais difíceis de cumprir em gestão da qualidade.
Talvez esta seja até uma questão cultural e de método de trabalho, ou talvez seja uma questão de sensibilização para a ISO 9001. Ou serão as duas?
O que é certo é que há empresas onde o hábito de documentar e registar o que se faz está mais no "sangue" do que em outras. E quando não está, nem sempre é fácil criar esta rotina. Pelo menos de forma duradoura!
Há quem diga que Qualidade é fazer as coisas bem feitas mesmo que ninguém esteja a ver.
E é isso mesmo!
Mas o que me apercebo em 99% das vezes é que isso só acontece por dois motivos:
- Porque posso ser punido se não fizer (reforço negativo);
- Porque vou ganhar alguma coisa com isso (reforço positivo).
Ou seja, raras vezes a motivação é intrínseca. E este é o principal problema! É por este motivo que deixamos de o fazer à primeira oportunidade, ou a partir do momento em que nos apercebemos que os reforços (positivos e negativos) desapareceram.
Gerir qualidade é gerir cultura organizacional. Para que o Sistema de Gestão da Qualidade entre no ADN da empresa, é preciso tempo, muito trabalho e persistência.
Por isso, habituar as pessoas a gerir e controlar documentos e registos é algo que deve ser feito todos os dias.
Falado todos os dias.
Referida a importância todos os dias.
Reforçado todos os dias.
E isto compete não só ao gestor da qualidade, mas acima de tudo à gestão de topo através de uma liderança forte.
Estará mesmo preparado para receber a nova norma?
Já fez a sua Gap Analysis? Pode ser um bom ponto de partida!
Com base nos requisitos da atual norma (ISO 9001:2008), faça um levantamento do seu Sistema de Gestão da Qualidade.
Seja crítico com o que tem e o que não tem.
Depois faça um novo levantando de informação com base nos requisitos da ISO 9001:2015.
Analise os resultados. Por exemplo: neste momento tem um representante da gestão. Tudo indica que com a revisão da ISO 9001 esta figura deixará de ser obrigatória. Isto significa que pode optar por mante-la, se entender que é benéfico para a empresa, mas pode também eliminá-la.
Atualmente trabalho com um empresa em que não me parece boa estratégia abandonar essa figura neste momento. É uma figura de peso nas decisões do sistema, e com uma visão muito focada.
Por esse motivo, neste caso concreto não me parece uma mais-valia eliminar esta figura. Contudo, se na sua empresa os gestores de processo são autónomos, com iniciativa, orientados para os objetivos e conhecedores dos requisitos na norma, não vejo porque não eliminar a figura de representante pela gestão.
Será importante fazer este raciocínio para todos as outras obrigatoriedades que deixaram de o ser. Perceber se é algo que traga uma mais valia, ou não acrescenta qualquer valor ao sistema. Se for este o caso, porque não eliminar?
Depois há os novos requisitos! Como por exemplo o Pensamento Baseado em Risco. Apesar de na ISO 9001:2015 não ser sugerida uma metodologia de identificação e tratamento, vale a pena pensar nisso. Perceber como fazer para um correto levantamento dos riscos e como trata-los depois de identificados.
Assim que concluir o seu Gap Analysis estará em condições de fazer um planeamento da transição.
Defina um cronograma com as várias fases da transição, estabeleça prazos para cada fase e vá acompanhando o decorrer das atividades.
Após a publicação oficial da nova ISO 9001, que deverá ocorrer em Setembro de 2015, teremos 3 anos para concluir a transição. Mas o tempo voa, e nada melhor que começar a planear a mudança. Até mesmo para estar mais apto para responder e defender o seu sistema perante os auditores.
Bom trabalho!! :)
